Nextcloud : votre plateforme collaborative souveraine et efficace

Qu’est-ce que Nextcloud ?

Nextcloud est une plateforme collaborative open source qui permet de centraliser le stockage et le partage de fichiers, dans un environnement sécurisé. Conçu pour s’intégrer facilement à votre système d’exploitation (Windows, macOS, Linux), Nextcloud se synchronise automatiquement avec vos appareils.

Mais Nextcloud ne se limite pas à un simple espace de stockage : il s’agit d’un ensemble d’applications que vous pouvez installer selon vos besoins. Grâce à cette modularité, vous pouvez transformer votre outil Nextcloud en un environnement collaboratif complet, sans frais de licence supplémentaires.

Pourquoi choisir Nextcloud ? Les avantages clés

Nextcloud se distingue par sa flexibilité, sa sécurité et son indépendance par rapport aux solutions propriétaires du marché. Voici quelques raisons pour lesquelles il s’impose comme une alternative aux solutions Microsoft et Google :

• Un outil sur-mesure : personnalisez votre plateforme avec les applications qui correspondent à vos usages (messagerie, gestion de projets, visioconférence, agenda partagé, etc.).
• Contrôle de vos données : hébergez vos fichiers sur vos propres serveurs ou chez un hébergeur souverain de votre choix.

Les applications à intégrer dans Nextcloud

Organiser et planifier

Le calendrier

Le calendrier de Nextcloud permet d’importer facilement un agenda existant, sans perte de données. Une fois intégré, il fonctionne comme un agenda classique : vous pouvez créer des événements, seul ou à plusieurs.

Pour faciliter la planification, un raccourci vous permet de visualiser en un clin d’œil les disponibilités des participants et des salles de réunion.

Les rappels sont bien sûr personnalisables, et chaque événement peut être défini comme récurrent, ce qui est pratique pour les réunions hebdomadaires ou les points réguliers. L’outil vise avant tout à vous faire gagner du temps et à simplifier la coordination au quotidien.
Consulter la documentation officielle

Notre avis : nous utilisons l’agenda Nextcloud au quotidien chez Boscop pour gérer l’organisation du temps de nos 64 collaborateurs ainsi que les ressources associées (réservation de salles, etc.). Le grand avantage de l’open source, c’est sa customisation possible par nos développeurs. Nous recueillons ainsi en ce moment les besoins de chacun pour construire le module calendrier 100 % adapté à nos besoins.

Tasks 

Exemple d’utilisation détaillée

Tasks est l’application dédiée à la gestion de tâches dans Nextcloud. Elle permet de créer, organiser et suivre facilement ce qu’il y a faire, seul ou en équipe.

Chaque tâche peut être enrichie : date d’échéance, priorité, description … Et comme tout est connecté dans Nextcloud, il est possible de lier les tâches au calendrier, voire aux e-mails, pour une meilleure intégration dans le quotidien.

Les listes de tâches peuvent bien sûr être partagées avec vos collègues. Chacun peut ainsi suivre l’avancement, ajouter des commentaires ou mettre à jour le statut des éléments. Un outil simple, mais très utile pour garder le cap dans vos projets.

Notre avis :

Nos équipes utilisent Tasks au quotidien pour gérer leurs tâches en mode pense-bête de manière visuelle. Si tout le monde ne l’utilise pas (certains vont préférer créer des évènements dans leur agenda), l’application fonctionne très bien.

Communiquer et collaborer

BigBlueButton

BigBlueButton est une application de visioconférence libre et open source. L’avantage de la solution est avant tout son code ouvert et son installation possible sur vos propres serveurs. Chez Boscop, Big Blue Button est intégrée à notre instance Nextcloud pour que chacun puisse créer autant de salles de visioconférence que nécessaire.

Avec Big Blue Button, créez vos salles de conférences, enregistrez vos réunions, utilisez le tableau blanc collaboratif … La solution n’a rien à envier aux acteurs propriétaires du marché.

Notre avis : chez Boscop nous utilisons Big Blue Button depuis de nombreuses années pour des raisons de souveraineté et de protection des données. Nous privilégions cet outil pour nos réunions quotidiennes et nos échanges avec nos clients. Nous avons notamment utilisé BBB pour la première édition du Matomo Camp en gérant l’ensemble de l’infrastructure de l’évènement avec de nombreuses salles en visioconférence.

Webmail 

Avec l’application Webmail, vous pouvez gérer vos e-mails directement depuis votre instance Nextcloud. Plus besoin d’ouvrir un outil à part. Vos échanges peuvent être chiffrés, et vous gardez le contrôle total sur les données : pas de transfert vers un service tiers, pas d’analyse des messages à des fins diverses.

L’interface reste simple et efficace, avec les fonctions classiques : rédaction, tri, recherche, pièces jointes… La force de l’outil, c’est surtout qu’il s’intègre au reste de l’environnement Nextcloud.

Notre avis : chez Boscop, nous utilisons le webmail Nextcloud au quotidien pour travailler pour des raisons de protection des données et de souveraineté.

Travailler sur les documents

OnlyOffice

OnlyOffice est une suite bureautique intégrée à Nextcloud, qui permet de travailler directement en ligne sur des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations ou encore des fichiers PDF.

Vous pouvez créer des fichiers à partir de modèles, ou démarrer depuis une page blanche. Il est aussi possible de remplir et modifier des formulaires PDF, ce qui peut s’avérer utile dans un cadre administratif ou contractuel.

Le partage est simple et flexible : chaque document peut être rendu accessible en lecture seule, en édition, en commentaire ou encore en mode révision. La collaboration en temps réel est fluide, même entre plusieurs instances Nextcloud fédérées.

Côté sécurité, vous pouvez protéger les documents avec un mot de passe, ajouter un filigrane ou encore configurer un contrôle d’accès. Tout cela, sans sortir de votre environnement Nextcloud.

Notre avis : nous utilisons OnlyOffice pour travailler sur l’ensemble de nos documents bureautiques au quotidien par nos équipes. OnlyOffice est très proche de Microsoft 365 en termes d’outils, ce qui facilite sa prise en main.

PDF Convertor :

Cette application permet de convertir automatiquement des documents en PDF, sans intervention manuelle.

Le fonctionnement repose sur un système de règles définies à l’avance par l’administrateur. Par exemple, la conversion peut se déclencher lorsqu’un fichier est ajouté à un dossier spécifique ou encore lorsqu’il reçoit une étiquette particulière. Une tâche de fond est alors lancée, et la conversion est réalisée à l’aide de LibreOffice.

Notre avis : c’est un gain de temps appréciable pour les équipes qui doivent régulièrement générer des versions PDF à partir de documents bureautiques.

Draw.io

Ces deux applications permettent de créer facilement des schémas, diagrammes ou cartes mentales directement depuis Nextcloud.

Que ce soit pour poser des idées, modéliser un processus ou organiser un projet, vous avez une grande liberté dans la mise en page : couleurs, formes, tailles, connexions… tout est personnalisable. Les fichiers peuvent ensuite être partagés avec les membres de l’équipe, qui peuvent à leur tour les modifier ou y collaborer en temps réel.

C’est un outil pratique pour structurer visuellement les idées et garder une trace claire de ce qui a été pensé collectivement.

Notre avis : Draw.io est une application très utile au quotidien. Nos équipes l’utilisent pour réaliser des schémas techniques d’infrastructure, des user stories ou encore pour structurer des parcours utilisateurs.

Collecter des informations

Formulaires

Lire l’article dédié à Nextcloud Forms

Nextcloud propose plusieurs outils pour créer des questionnaires et des sondages, selon vos besoins : retour d’expérience, organisation d’un événement, enquête interne, etc.

Avec Nextcloud Forms, vous pouvez facilement construire vos formulaires grâce à différents types de questions : cases à cocher, choix multiples, listes déroulantes, champs de texte courts ou longs…

Les formulaires peuvent être partagés via un lien public ou même avec toute votre instance Nextcloud. Pour renforcer la confidentialité, il est possible de fixer une date d’expiration du lien.

Les réponses sont ensuite consultables sous forme de graphiques ou de synthèses, ce qui facilite l’analyse. Il est aussi possible de lire les réponses individuelles si besoin, notamment pour des enquêtes à petite échelle.

Et avec Nextcloud, les données collectées restent sur votre serveur : pas d’exploitation extérieure.

Notre avis : depuis notre passage à Nextcloud nous utilisons les sondages et formulaires pour tous nos questionnaires internes et externes.

Et si vous souhaitiez changer pour l’Open source ?

Chez Boscop, nous proposons de vous accompagner dans cette transition. En effet, nous mettons à disposition une équipe d’administrateurs système et réseau pour vous aider à construire une solution qui tient compte de vos usages et de vos contraintes. 

L’ensemble de notre infrastructure est hébergé en France, dans le respect du RGPD et de notre démarche responsable. Nous restons indépendants de l’éditeur Nextcloud GmbH, tout en proposant un cadre adapté aux entreprises.